Toimikuntaohje
Hyväksytty SA-FA:n hallituksen kokouksessa 30.8.2004

Toimikunnat toimivat hallituksen apuna päätettävien asioiden valmistelussa ja toteutuksessa. Sujuvan yhteistyön varmistamiseksi tähän ohjeeseen on koottu tärkeimpiä ”pelisääntöjä”.

Tehtävät

SA-FA:ssa toimivat seuraavat toimikunnat:

• Aktiviteettitoimikunta, jonka tehtävänä on järjestää jäsenistölle yhteisiä tapahtumia ja kerätä rahaa yhdistyksen toimintaan
• Internet-toimikunta, jonka tehtävänä on huolehtia SA-FA:n kotisivujen ylläpidosta ja kehittämisestä
• Jalostustoimikunta, jonka tehtävänä on seurata afgaanien jalostusta ja terveydentilaa, tuottaa jalostustietoa kasvattajille ja järjestää tuomarikoulutusta
• Juoksutoimikunta, jonka tehtävänä on järjestää juoksukilpailuja ja huolehtia juoksuharrastusta koskevasta yhteistyöstä ja tiedotuksesta sekä koulutuksesta
• Lehtitoimikunta, jonka tehtävänä on toimittaa Afgaani-lehteä ja avustaa yhdistyksen tiedotuksessa. Lehtitoimikunnan vetäjä toimii Afgaani-lehden vastaavana toimittajana.
• Näyttelytoimikunta, jonka tehtävänä on järjestää yhdistyksen erikoisnäyttely ja huolehtia näyttelytoimintaa koskevasta yhteistyöstä ja tiedotuksesta

Lisäksi toimikunnat hoitavat hallituksen niille erikseen antamia tehtäviä.

Yhdistyksessä toimii lisäksi eri tehtäviin nimettyjä henkilöitä, kuten pentuvälittäjä, näyttelykoulutuksen vetäjät, postittaja sekä alueelliset yhdyshenkilöt, joiden toimintaa tämä ohje koskee soveltuvin osin.

Toimikunnan nimittäminen

Hallitus nimittää toimikunnat ja niiden vetäjät vuodeksi kerrallaan yhdistyksen syyskokouksen jälkeen. Toimikunta valitsee keskuudestaan sihteerin ja tarvittaessa rahavastaavan.

Toimikunnat saavat ottaa avukseen myös toimikuntaan kuulumattomia henkilöitä. He toimivat apuna käytännön asioissa, mutta heillä ei ole äänivaltaa kokouksissa. Pysyvistä avustajista ilmoitetaan hallitukselle. Jos he haluavat ryhtyä toimikunnan jäseniksi tai jos heidät halutaan nimittää toimikunnasta eronneiden tilalle, siihen tarvitaan hallituksen päätös.

Jos toimikunnan jäsen haluaa erota, hän ilmoittaa siitä kirjallisesti toimikunnan vetäjälle, joka ilmoittaa asiasta hallitukselle. Hallitus voi erottaa toimikunnan jäsenen, jos hän toiminnallaan vakavasti haittaa toimikunnan työskentelyä.

Päätösvalta

SA-FA:n päätösvaltaa käyttävät yhdistyslain mukaisesti yhdistyksen kokous ja hallitus. Hallitus voi siirtää päätösvaltaa toimikunnille toimintasuunnitelmassa tai erillisellä toimeksiannolla. Toimikunnat voivat päättää niiden toimintasuunnitelmien toteuttamiseen liittyvistä käytännön asioista.

Yhdistyksen nimissä ulkopuolisille tahoille annettavat kirjalliset lausunnot, kannanotot, ohjeet, koulutusaineisto, julkaisut yms. on hallituksen ensin hyväksyttävä. Afgaani-lehden sisällöstä päättää kuitenkin sananvapauden käyttämisestä joukkoviestimissä annetun lain 4 §:n 3 momentin mukaisesti vastaava toimittaja. Vastaava toimittaja informoi hallitusta kunkin numeron sisällöstä ennen sen julkaisemista.

Kokoukset

Vetäjä kutsuu toimikunnan koolle mahdollisimman monelle jäsenelle sopivana aikana ja ilmoittaa samalla kokouksessa käsiteltävistä asioista. Kokousaika ilmoitetaan etukäteen internet-sivujen ylläpitäjille tapahtumakalenterissa julkaistavaksi.

Toimikunta pyrkii ensisijaisesti tekemään päätöksensä yksimielisesti. Jos jäsenet ovat erimielisiä, päätöksestä äänestetään. Jos äänet menevät tasan, voittaa se vaihtoehto, jota vetäjä on äänestänyt.

Kokouksesta pidetään vapaamuotoista pöytäkirjaa, joka kokouksen jälkeen lähetetään kaikille toimikunnan jäsenille ja hallitukselle (yhdistyksen sihteerille edelleen jaettavaksi).

Raha-asiat

Toimikunta voi tehdä yhdistystä sitovia sopimuksia (esimerkiksi tilata tavaraa, varata kokoustilan, toimittaa aineistoa painettavaksi tms.) toimintasuunnitelman mukaiseen tarkoitukseen toimikunnalle talousarviossa osoitetun määrärahan ylärajaan saakka. Määrärahan ylittämiseen on pyydettävä hallituksen suostumus.

Laskut pyydetään lähettämään toimikunnalle SA-FA:n nimellä. Vetäjä tai tilausta hoitanut toimikunnan jäsen tarkistaa toimikunnalle tulevat laskut (onko summa oikein, onko luvatut alennukset saatu, onko tavara tullut ja ollut oikeanlaista). Tarkastuksesta tehdään laskuun merkintä (esimerkiksi nimikirjaimet). Tämän jälkeen laskut lähetetään maksettaviksi rahastonhoitajalle. Epäselvissä tapauksissa hallitus päättää laskun hyväksymisestä (esimerkiksi kuuluuko lasku toimikunnan päätösvaltaan, kuuluuko se yhdistyksen maksettavaksi, riittääkö määräraha).

Käteisellä maksetuista toimikunnan kuluista toimitetaan rahastonhoitajalle lasku, johon liitetään kuitit ja selostus siitä, mitä lasku koskee.

Toimikunnan jäsenille aiheutuvista ylimääräisistä matka-, puhelin-, tietoliikenne-. yms. kuluista ei pääsääntöisesti makseta kulukorvauksia. Hallitus päättää erityisistä syistä toimihenkilöille maksettavista kulukorvauksista.

Pankin kautta kerättävät maksut osoitetaan aina SA-FA:n pankkitilille. Jos toimikunta kerää käteismaksuja, vähintään kaksi toimikunnan jäsentä laskevat heti tapahtuman jälkeen yhdessä kassan, merkitsevät summan muistiin ja vahvistavat sen nimikirjoituksillaan. Summa todetaan toimikunnan seuraavassa kokouksessa. Käteiskassasta maksetaan vain sellaiset kulut, joista on esittää kuitti. Käteisvarat siirretään SA-FA:n tilille viivyttelemättä ja vetäjä antaa rahastonhoitajalle laskelman tuloista ja menoista sekä kuitit.

Tiedotus

Toimikunnat tiedottavat toiminnastaan hallitukselle siten, että kussakin hallituksen kokouksessa käydään läpi toimikuntien asiat. Toimikunnan vetäjä antaa ennen kokousta yhdistyksen sihteerille yhteenvedon toimikunnan kuulumisista. Kiireellisistä asioista toimikunnan vetäjä tiedottaa hallitukselle sähköpostitse tai puhelimitse.

Toimikunnat pitävät yhteyttä muihin toimikuntiin asioissa, jotka koskevat usean toimikunnan tehtäviä. Vetäjien tehtävänä on huolehtia yhteistyöstä ja tiedonkulusta toimikuntien välillä.

Toimikunnat tiedottavat toiminnastaan jäsenille yhdistyksen internet-sivuilla ja Afgaani-lehdessä. Järjestetyistä tapahtumista laaditaan Afgaani-lehteen artikkeli tai kerrotaan niistä toimikunnan omalla palstalla.

Toiminnan suunnittelu ja raportointi

Toimikunnat laativat seuraavan vuoden toimintasuunnitelmat hyvissä ajoin ennen yhdistyksen syyskokousta. Toimintasuunnitelmat annetaan hallitukselle käsiteltäviksi syyskokousta edeltävään hallituksen kokoukseen.

Kevätkokousta varten toimikunnat laativat toimintakertomukset, joissa käydään läpi, miten toimintasuunnitelma on toteutunut ja mitä muuta on vuoden kuluessa saatu aikaan. Toimikunnan vetäjä allekirjoittaa toimintakertomuksen. Toimikuntien toimintakertomukset annetaan hallitukselle käsiteltäviksi kevätkokousta edeltävään hallituksen kokoukseen. Hallitus laatii niiden pohjalta yhdistyksen toimintakertomuksen, joka liitetään tilinpäätökseen.

Webmaster